Como RJS Advogados passou de lutar com sete programas a qualquer pessoa do consultório atender a qualquer cliente

O ANTES

Seis ou sete aplicações distintas. E ninguém falava com ninguém.

RJS Advogados é um consultório que toca três direitos densos: sanitário, empresarial e consumo. Cada um com a sua lógica, os seus prazos e os seus interlocutores. E dentro do consultório, cada departamento tinha a sua ferramenta: uma para gerir processos, outra para tempos, outra para facturação, outra para contactos. Seis ou sete sistemas que não se falavam entre si.

O preço pagava-se em dois sítios. Primeiro, em tarefas duplicadas que não traziam valor: meter o mesmo cliente três vezes, copiar datas de um sistema para outro, recompor historiais à mão. E segundo, no cliente: quando ligava, a resposta dependia de apanhar a pessoa que sabia onde estava a informação. Se não estivesse, havia que esperar.

A DECISÃO

Um único sistema onde o processo, o tempo e a factura vivem juntos.

Pablo Sevillano, sócio do consultório, tinha claro o que procurava: que qualquer advogado pudesse abrir um processo e ver, sem saltar entre programas, todo o seu estado: documentos, tempos imputados, comunicações com o cliente, factura emitida ou pendente.

A hipótese interna era pessimista: "Pensávamos que nunca conseguiríamos ter um ERP centralizado tão completo como um software feito especificamente para consultórios". Mesmo assim, decidiram testar Odoo com QUBIQ desde o escritório de Madrid.

O plano: integrar gestão de processos, controlo de tempos, atendimento ao cliente e facturação numa única plataforma. Que o cliente, quando ligar, fale com qualquer pessoa e receba a mesma resposta.

O QUE MUDOU

De sete programas para um. E uma equipa que já não duplica trabalho.

"Não só cobriu as nossas expectativas, as superou. Pensávamos que nunca conseguiríamos ter um ERP centralizado tão completo como um software feito especificamente para consultórios."

Pablo Sevillano

Sócio · RZS Advogados

HOJE

Atender bem ao cliente já não depende de encontrar a pessoa certa.

A mudança que mais se nota não está numa ecrã, mas na forma como o consultório responde. Antes, uma chamada de um cliente perguntando pelo seu processo podia rebotar entre departamentos até encontrar quem tinha a informação no seu programa. Agora, qualquer pessoa da equipa abre o caso e responde.

Isto que parece puramente operativo é, na realidade, o que o cliente percebe como marca. Quando recebe sempre uma resposta clara, não importa quem atende o telefone, percebe um consultório organizado. E isso, em direito, pesa tanto quanto o resultado do processo..

OTROS CLIENTES

Empresas que también tomaron la decisión