Lo que ya te obliga hoy
La obligación viene del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, tal y como quedó tras el Real Decreto-ley 8/2019. Es breve y es exigente:
- Registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con hora concreta de inicio y de finalización. No basta con el cómputo mensual ni con «las horas del contrato».
- Conservación durante cuatro años, y accesible durante todo ese tiempo.
- A disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Organización mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal.
- Afecta a toda la plantilla, incluidos quienes teletrabajan y quienes trabajan a jornada completa. No es un asunto solo de contratos parciales.
Ojo con el matiz que más se incumple sin querer: registrar solo la entrada y la salida global no es lo mismo que reflejar la jornada real cuando hay pausas relevantes o desplazamientos. Y si el registro no refleja las horas efectivamente trabajadas, no es un registro válido aunque exista y esté firmado.
El fichaje digital: en qué punto está de verdad
Aquí hay mucho ruido comercial, así que vamos con los hechos. El Gobierno lleva desde 2025 tramitando un real decreto que endurecería el registro: sistema digital, con acceso remoto de la Inspección, trazable e inalterable, y con el registro accesible para la persona trabajadora en cualquier momento.
Ese texto todavía no se ha publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y a finales de julio de 2026 los ministerios implicados acordaron aplazar la aprobación para reelaborar el texto e incorporar esas objeciones. Es decir: en el momento de escribir esto, el fichaje digital obligatorio no está en vigor, y el contenido final puede cambiar respecto a los borradores que circulan.
Que no esté aprobado no significa que puedas relajarte
Dos cosas son ciertas a la vez. Una: hoy no existe una norma que prohíba expresamente el papel o la hoja de cálculo. Dos: la Inspección lleva tiempo cuestionando los registros que no considera fiables, y un Excel que se rellena a final de mes desde la memoria no aguanta una revisión seria. Si tu sistema actual no puede demostrar cuándo se anotó cada fichaje ni quién lo modificó, ya tienes un problema, con decreto nuevo o sin él.
La lectura práctica para una empresa: no hace falta correr a comprar nada por una obligación que aún no existe, pero sí conviene que tu registro cumpla ya los criterios de fiabilidad —fecha y hora del propio fichaje, trazabilidad de cambios, acceso de la persona a sus datos— porque eso te sirve hoy con la Inspección y te dejará preparado cuando el decreto salga.
Qué mira la Inspección y qué se sanciona
| Qué revisa | Qué falla habitualmente |
| Que exista registro diario de toda la plantilla | Personas fuera del sistema: dirección, comerciales, personal de obra o de tienda |
| Que refleje horas reales de inicio y fin | Registros idénticos todos los días, clonados desde el horario teórico del contrato |
| Que se conserve cuatro años y se pueda aportar | Datos en un ordenador que se rompió o en una hoja que nadie encuentra |
| Que la plantilla pueda acceder a su registro | Fichajes que solo ve RR. HH. y que el trabajador no puede consultar |
| Coherencia con nóminas y horas extra | Horas registradas que no se pagan ni se compensan, que es donde se acumula el riesgo económico de verdad |
La transgresión de las normas sobre jornada y registro se tipifica como infracción grave en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas que van de 751 a 7.500 € según el grado. Y no es lo peor: un registro inexistente o poco fiable deja a la empresa en muy mala posición ante una reclamación por horas extra, porque la carga de acreditar la jornada juega en su contra.
Comprueba tu situación
Marca lo que puedas afirmar hoy con honestidad. Lo que quede sin marcar es exactamente tu lista de tareas.
Qué resuelve un ERP y qué no
Un ERP con módulo de recursos humanos no te ahorra la decisión organizativa, pero sí resuelve la parte mecánica, que es la que consume tiempo y genera incumplimientos.
- Fichaje desde donde toque: navegador, móvil o terminal en la entrada. Cada fichaje queda con su marca de tiempo del momento en que se produce, no del momento en que alguien lo recuerda.
- Trazabilidad de cambios: si una corrección es necesaria —que lo será—, queda registrado quién la hizo, cuándo y por qué. Esa trazabilidad es justo lo que un Excel no puede ofrecer.
- Acceso de la persona trabajadora a su propio registro, sin tener que pedírselo a nadie.
- Ausencias y vacaciones en el mismo sitio: solicitudes, aprobaciones y calendario conectados con la jornada, para que el registro no se descuadre cada vez que alguien se va una semana.
- Horas extra visibles: el sistema las muestra cuando ocurren, no cuando llega una reclamación. Esta es la funcionalidad que más dinero ahorra y de la que menos se habla.
- Informes exportables por persona y periodo, listos para aportar en una inspección sin montar un proyecto.
- Conexión con proyectos y nóminas: las mismas horas sirven para el registro legal, para imputar coste a proyecto y para preparar la nómina, en vez de tres sistemas que nunca cuadran.
Lo que un ERP no resuelve: definir cómo se organiza el registro, negociarlo o consultarlo con la representación legal, decidir qué se hace con las pausas y conseguir que la gente fiche. Eso es dirección y comunicación, no software. Un sistema estupendo con una plantilla que ficha el lunes las cinco jornadas de la semana anterior no cumple nada.
Los límites que impone la protección de datos
El registro de jornada trata datos personales, así que hay que hacerlo con cabeza. Tres reglas que evitan sustos:
- Biometría, con mucha prudencia. La Agencia Española de Protección de Datos ha sido muy restrictiva con el uso de huella o reconocimiento facial para el control horario: por norma general, el tratamiento biométrico difícilmente supera el juicio de proporcionalidad cuando existen alternativas menos invasivas. Antes de comprar un terminal de huella, consúltalo.
- Geolocalización solo si es proporcional. Puede tener sentido en personal itinerante y para el fichaje puntual; no lo tiene rastrear la ubicación durante toda la jornada.
- Información y finalidad claras. La plantilla tiene que saber qué se registra, para qué, cuánto tiempo se conserva y quién accede. Y esos datos no se pueden reutilizar para cualquier otro fin que se le ocurra a la empresa.
Cómo prepararte ahora, sin esperar al decreto
Audita lo que tienes
¿Fichan todas las personas? ¿El registro refleja horas reales? ¿Puedes aportar cuatro años? ¿Puede cada trabajador ver lo suyo? Contesta con honestidad y tendrás tu plan.
Saca el registro del papel y de la hoja de cálculo
Aunque hoy no esté prohibido, es lo que peor aguanta una inspección y lo que más trabajo manual genera. Cambiarlo ahora, con calma, es más barato que hacerlo con una norma recién publicada encima.
Documenta cómo se organiza
Acuerdo o decisión previa consulta con la representación legal, criterios de pausas, cómo se corrigen los errores. Por escrito. Buena parte de las sanciones nacen de la improvisación, no de la mala fe.
Conecta registro, ausencias y nómina
Mientras vivan en sitios distintos, seguirán descuadrando. Unificarlo es la mejora que más tiempo libera en administración de personal.
Vigila las horas extra desde el primer mes
Si aparecen, o se pagan o se compensan, pero se gestionan. Un registro fiable que nadie mira es una prueba en tu contra bien ordenada.
Dónde encaja QUBIQ
Implantamos el módulo de recursos humanos de Odoo conectado con el resto: fichaje, ausencias, partes de horas imputados a proyecto y salida hacia nómina, con los informes listos para aportar si alguien los pide. Y te decimos también qué parte del problema no se arregla con software, que suele ser la mitad.
Somos Odoo Gold Partner desde 2019, Mejor Partner de Europa, con más de 15 años de recorrido, más de 100 consultores en plantilla y más de 600 proyectos entregados, con delegaciones en Barcelona, Madrid, Sevilla, Bilbao y Lisboa. Este artículo es información general y no sustituye al asesoramiento laboral de tu gestoría o de tu abogado.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de jornada en España?
Sí, desde 2019. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción dada por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a registrar diariamente la jornada de cada persona trabajadora con hora concreta de inicio y de finalización, conservar el registro durante cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de la representación legal y de la Inspección de Trabajo.
¿Ya es obligatorio el fichaje digital?
No. El real decreto que endurecería el registro exigiendo sistema digital, acceso remoto de la Inspección y trazabilidad no se ha publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y en julio de 2026 se aplazó la aprobación para reelaborar el texto. Lo que sí está en vigor es la obligación de registro diario fiable, con independencia del soporte.
¿Se puede llevar el registro de jornada en Excel?
Hoy no hay una norma que lo prohíba expresamente, pero es el soporte que peor aguanta una inspección: no permite acreditar cuándo se anotó cada fichaje ni quién lo modificó después. Si tu hoja se rellena a final de mes desde la memoria o replica el horario teórico del contrato, difícilmente se considerará un registro fiable de la jornada realmente trabajada.
¿Qué sanciones tiene no llevar el registro de jornada?
La transgresión de las normas sobre jornada y registro se tipifica como infracción grave en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas que oscilan entre 751 y 7.500 € según el grado. Además, y suele ser lo más costoso, un registro inexistente o poco fiable deja a la empresa en muy mala posición ante una reclamación por horas extraordinarias.
¿Puedo usar huella dactilar o reconocimiento facial para fichar?
Con mucha prudencia. La Agencia Española de Protección de Datos ha mantenido un criterio muy restrictivo sobre el uso de datos biométricos para el control horario, porque suele existir una alternativa menos invasiva que cumple la misma finalidad. Antes de instalar terminales de huella o de reconocimiento facial conviene revisar la proporcionalidad del tratamiento con asesoramiento específico.
¿Tu registro de jornada aguantaría una inspección mañana?
Revisamos cómo lo llevas hoy y montamos fichaje, ausencias y partes de horas conectados con nómina y proyectos, con los informes listos para aportar.