Configuración completa mensajería Odoo

Introducción 

El objetivo de este documento es proporcionar la información suficiente al usuario para poder configurar tanto la mensajería de entrada como de salida en Odoo, la entrada de mensajes como iniciativas en el caso de utilizar el CRM de Odoo y de configurar el correo Catchall.

Este manual se ha realizado a partir de la versión 11 de Odoo, aunque es útil para cualquier versión, ya sea Community o Enterprise. En el caso concreto de la versión 11 de Odoo, en muchos casos se deberá configurar con el modo desarrollador activado (se activa desde Ajustes → Activar modo desarrollador) para que aparezca la configuración técnica.

Datos necesarios para la configuración

Con el fin de configurar y aprovechar todas las funcionalidades de la mensajería, es altamente recomendable crear una cuenta de correo Catchall a partir de la cual se gestionará. Si se configura con una cuenta estándar, existe el riesgo de perder algún correo entrante. 

Una cuenta de correo Catchall es básicamente una cuenta de correo al que se redirige todo el correo si no se encuentra el usuario destinatario.

Un ejemplo podría ser el siguiente:

​Definimos catchall@qubiq.es como una cuenta Catchall. De este modo, si enviamos un mail a hola@qubiq.es el mensaje se ​redirigirá a catchall@qubiq.es, ya que el usuario hola@qubiq.es no existe. Por lo tanto, no se perderá ningún mensaje que ​entre por el dominio @qubiq.es.

​En caso de que se envíe un email a una cuenta que sí exista, lo que hará Odoo es redirigir este email a la bandeja de entrada ​del usuario al que se le ha enviado el correo, ya que detecta que hay un usuario con esta dirección definida. Además de entrar ​en mi bandeja de entrada de Odoo, también se recibirá este mensaje en el buzón de correo personal, como Gmail, Outlook, ​etc.

Importante: Este correo Catchall sólo servirá para la instancia de Odoo. Por tanto, no se deberá utilizar fuera de la plataforma de Odoo, debe ser exclusivo. En caso contrario, puede haber problemas con la sincronización de correos y que algún mensaje entrante no se acabe notificando en Odoo.

De esta cuenta Catchall los datos que necesitamos son:

Datos del servidor de correo de entrada:

• Tipo de servidor (POP, IMAP)
• Nombre del servidor
• Puerto
• ¿Tiene disponible el protocolo SSL/TLS?
• Usuario
• Contraseña

Datos del servidor de correo de salida SMTP:

• Nombre del servidor
• Puerto
• ¿Tiene disponible el protocolo SSL/TLS?
• Usuario
• Contraseña

Todos estos datos se pueden obtener consultando vuestro proveedor de cuentas de correo. Se suele trabajar y configurar con Gmail, pero si se quiere se puede utilizar cualquier otro servicio de correo.

Configuración del servidor de correo entrante

Para poder acceder a esta configuración, se deberá entrar a “Ajustes → Técnico → Servidores de correo entrante”. Nos aparecerá la siguiente ventana y le daremos al botón “Crear”.

Figura 1

A continuación, procederemos a incluir los datos necesarios para el servidor. A partir de los datos que tenemos para el correo entrante, introduciremos en los campos los valores correspondientes. El resto de campos los dejaremos en blanco o como vengan por defecto.

Figura 2

Nota: En el caso que se tenga instalado el módulo de CRM de Odoo y se quiera que los correos entrantes por correo Catchall generen una Iniciativa de manera automática, en el campo “Crear un nuevo registro” se seleccionará “Iniciativa / Oportunidad”.

Una vez colocados los datos, haremos click en “Probar y confirmar”. Si son correctos, Odoo nos avisará de que se ha confirmado el servidor de correo saliente y ya podremos guardarlo.

Nota: Se tiene que activar el acceso de aplicaciones de terceros en la cuenta de correo creada. Por ejemplo en Google se puede activar siguiendo los pasos de la siguiente página: https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=es

Configuración del servidor de correo saliente

Para poder acceder a esta configuración, se deberá entrar a “Ajustes → Técnico → Servidores de correo saliente” y, como en el servidor entrante, le haremos click en “Crear”.

Una vez dentro de esta ventana, volveremos a incluir todos los datos pertenecientes al servidor de correo saliente., dejando aquellos valores que no sabemos tal y como vienen por defecto.

Figura 3

Una vez introducidos los datos, haremos click en “Probar conexión”. Si no hay ningún error en la configuración, se confirmará el servidor de correo saliente y procederemos a guardarlo.

En cuanto al correo de salida de la versión 16, hay una pequeña diferencia: podremos escoger cómo queremos autentificar el correo. Podemos escoger nombre y usuario, y procederíamos de la misma forma que antes, certificado SSL, el cuál tendríamos que adjuntar ​o Gmail OAuth Authentification para vincularlo con Gmail. 

Figura 4

Configuración correo Catchall

Ahora se procederá a configurar Odoo para que sepa que la dirección que se ha introducido tanto en el servidor de entrada como en el servidor de salida es un correo Catchall.

Para ello, se irá a “Ajustes → Técnico → Parámetros del Sistema” y configuraremos los campos “mail.catchall.alias” y “mail.catchall.domain”. 

En el supuesto caso que nuestro correo Catchall sea info@qubiq.es, en el parámetro “mail.catchall.alias” se introducirá todo lo que esté antes del @, es decir, “info”. Y, por la parte del “mail.catchall.domain”, se pondrá todo lo que viene después del @ (sin incluir éste), es decir, “qubiq.es”.

Figura 5

Si se han realizado todos estos pasos, ya se habrá configurado la mensajería en su totalidad y se podrá utilizar la instancia de Odoo para enviar y recibir correos electrónicos.

Nota: Los mails enviados a la dirección que definimos como dirección catchall, en el caso del ejemplo anterior a info@qubiq.es, no podrán ser enviados y no generará la iniciativa en caso de tenerlo configurado para que se generen al recibir correos a esa dirección. Por tanto, es recomendable que la dirección no sea tan obvia, y que no la vayamos a utilizar. Por ejemplo, podemos cambiar info por catchall.

Configuraciones avanzadas

Dentro de la aplicación ajustes, con el modo desarrollador activado, encontramos un nuevo punto de menú llamado técnico. Allí, hay un conjunto de submenús con distintas funcionalidades, como se observa en la Figura 5.

En los siguientes apartados, se explican los submenús más interesantes para hacer servir en Odoo.

Figura 6

Correos electrónicos

En este submenú aparecen todos los correos electrónicos enviados desde Odoo. También se pueden crear desde aquí, dándole click al botón de crear, pero no es recomendable que se creen correos por aquí, lo mejor es que se utilice el método habitual para enviar correos.

Figura 7

Dentro de los correos electrónicos, nos encontramos con distinta información (Figura 7):

• Nombre del destinatario.
• Nombre del receptor.
• Contenido del correo.
• Distinta información del correo, como de qué tipo es, de que modelo pertenece, el id del mensaje y del documento.
• Documentos adjuntos.
• Razón de porqué ha fallado el correo, si se fallará el envío.

Figura 8

Subtipo

El subtipo de mensaje da un tipo más preciso en el mensaje, especialmente para los sistemas de notificación. Por ejemplo, puede ser una notificación relativa a un nuevo registro, o a un cambio de etapa en un proceso. Los subtipos de mensajes permiten afinar las notificaciones que los usuarios quieren recibir en su muro. 

En resumen, un subtipo es un parámetro que se configura para indicar si una acción en concreto genera una notificación dentro del objeto específico de Odoo. Por ejemplo, si hay un subtipo porque recibes una notificación cuando cambias una etapa de una tarea. Además  se puede indicar que se pueden cambiar manualmente dentro del chatter haciendo click a la campana que hay situada al lado de los seguidores.

En este submenú aparecen todos los subtipos de mensajes que hay en Odoo. También se pueden crear desde aquí, dándole click al botón de crear.

Figura 9

En la Figura 10, se observa la distinta información que nos podemos encontrar dentro de un subtipo:

• Tipo de mensaje, nombre del subtipo.
• Secuencia, se usa para ordenar los subtipos.
• Modelo, modelo al que aplica el subtipo. Si no está establecido, este subtipo aplica a todos los modelos.
• Descripción, descripción que se añadirá en el mensaje mandado para este subtipo. Si no se rellena, se pondrá el nombre en su lugar.
• Por defecto, check para que salga activado por defecto.
• Solo interno, check para que el mensaje con subtipo solo sean visibles por los empleados (usuarios).
• Oculto, check para activar la ocultación del subtipo en las opciones del seguidor.
• Principal, nombre del subtipo padre.
• Campo relación, campo usado para enlazar el modelo relacionado al modelo de subtipo cuando se utiliza suscripción automática en el documento relacionado.

Figura 10

Mensajes

En este submenú aparecen todos los mensajes recibidos y realizados que han entrado y salido de Odoo. También aparecen todas las notas internas que se generan en los chatters de Odoo. Aparte, si eliminamos un registro creado en la Figura 10, automáticamente desaparece de todos los sitios en que estaba. Si se desea, se pueden crear mensajes desde este punto del submenú, dándole click al botón de crear.

Figura 11

Dentro de los mensajes, nos encontramos con distinta información (Figura 12):

• Asunto del mensaje.
• Fecha del mensaje.
• Destinatario y autor de mensaje
• Contenido del mensaje.
• Tipo de mensaje que es. Si es correo electrónico, notificación, etc.
• Distinta información del correo, como si puede haber un hilo para las respuesta, de que modelo pertenece, el id del mensaje y del documento.
• Seguimiento del mensaje, como si ha llegado a destino o si lo han abierto.

Figura 12

Seudónimos

Los seudónimos nos sirven para que cada objeto de Odoo tenga diferenciado el nombre de correo electrónico, pero en definitiva, estaría en el mismo servidor de correo. Importante saber que no se pueden tener dos seudónimos con el mismo nombre, Odoo automáticamente le pondrá un número al final del nombre para diferenciarlo.

También se pueden crear seudónimos de correo desde aquí, dándole click al botón de crear (Figura 12).

Figura 13

En la Figura 14, se observa la distinta información que nos podemos encontrar dentro de un subtipo:

• Modelo con seudónimo, modelo al que corresponde este seudónimo. Cualquier correo entrante que no sea respuesta a un registro existente, causará la creación de un nuevo registro de este modelo.
• Id. del hijo de registro, Id. opcional de un hilo al que todos los mensajes entrantes serán adjuntados, incluso si no fueron respuestas del mismo. Si se establece, se deshabilitará completamente la creación de nuevos hilos.
• Valores por defecto, diccionario Phyton a evaluar para proporcionar valores por defecto cuando un nuevo registro se cree para este seudónimo.
• Seudónimo del contacto de seguridad, política para publicar un mensaje en el documento utilizando el servidor de correo.
• Propietario, propietario de los registros creados al recibir correos electrónicos en este seudónimo. Si el campo no está establecido, el sistema tratará de encontrar el propietario adecuado basado en la dirección del emisor, o usará la cuenta de administrador si no se encuentra un usuario para esa dirección.
• Modelo padre, modelo padre que contiene el alias. 
• Id del hilo del registro padre, ID del registro padre que tiene el seudónimo.

Figura 14

Correos con doble validación

Las cuentas de Gmail que están configuradas con doble validación no cuentan con la opción de dar permiso a cuentas de terceros, por lo que entonces ese mail no nos va a funcionar en Odoo. Sin embargo, se puede configurar una contraseña de aplicación, la cual va a servir para acceder en estas aplicaciones de terceros. 

Para configurar esta contraseña tenéis las instrucciones en el siguiente enlace:

https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=es